Os Melhores Indicadores para a Gestão de Centros de Distribuição

Como qualquer profissional de Logística, você precisa contar com alguns indicadores de desempenho para o monitoramento da operação.

É muito comum surgirem dúvidas básicas nessa fase inicial de modelagem de uma nova sistemática de acompanhamento dos resultados.

Quantos indicadores medir? Tenha 4 a 6 indicadores apenas; além disso se tornará muito difícil a medição e a eficaz tomada de decisão preventiva ou corretiva.

Com que frequência medir? Alguns indicadores serão apurados diariamente, outros ocasionalmente a cada evento e outros mensalmente. Defina a freqüência de tal forma que você disponha de tempo adequado para a tomada de decisão diante de um desvio em relação à meta.

Que metas adotar? Normalmente muitos profissionais buscam as melhores práticas de mercado para servir como parâmetro inicial. Proponha um aumento progressivo dos resultados, de forma a atingir as referências de mercado em até 2 a 4 anos. Por exemplo, se a acuracidade de seu inventário é de 91%, de nada adiantará você fixar uma meta de 99% até o final de ano. Proponha, por exemplo, 94% no primeiro ano, 96% no segundo, 98% no terceiro e 99% no quarto. Parece distante, não é, mas é factível e servirá como estimulante para a equipe.

Que indicadores medir? Abaixo relaciono alguns indicadores que considero muito importantes para a gestão de um Centro de Distribuição.

1 – Turn-Over da Mão-de-Obra

O termo “turn-over” também é conhecido como “rotatividade” e significa, na prática, o percentual de substituição de mão-de-obra que uma empresa possui e serve como indicador de saúde organizacional, ou seja, o giro entre entradas e saídas de funcionários de uma empresa. Em Centros de Distribuição é comum registrarmos indicadores ao redor de 5%, porém em alguns casos, em função da localização do armazém e da concorrência pela mão-de-obra, esse indicador chega a ter dois dígitos.

O turn-over é um importante indicador do clima organizacional da empresa, levando em consideração questões relativas a comunicação, transparência, liderança, acesso à chefia, existência ou não de “panelinhas”, etc. Em Centros de Distribuição a demissão ocorre com mais frequência por motivos relacionados a más chefias do que por fatores ligados a más empresas.

Fórmula clássica: [(Número de Demissões + Número de Admissões) / 2] / Número de Funcionários Ativos (no último dia do mês anterior)

 

2 – Devoluções por Motivos Operacionais

Se você não mensurar o % de devoluções processadas por falhas operacionais, não terá como identificar oportunidades de melhorias em seus processos de separação de pedidos, unitização de cargas, expedição, conferência de saída e carregamento.

Fórmula: Total de Caixas ou Toneladas ou R$ Processados na Devolução / Total de Caixas ou Toneladas ou R$ Expedidos

 

 

3 – Acuracidade do Inventário

Existem pelo menos cinco diferentes formas de monitorar o desempenho na administração do inventário.

Uma das mais utilizadas e mais facilmente assimiladas pela área operacional refere-se ao % de Boas Contagens, calculado da seguinte forma: Total de Boas Contagens (aquelas na qual a informação física confere com o sistema) / Total de Contagens Realizadas

Outra forma bastante utilizada pelos analistas responsáveis pelos inventários é conhecida por Acuracidade Absoluta dos Estoques em Quantidades, obtida da seguinte forma: 100% - (Somatória das Discrepâncias em Quantidades Absolutas / Somatória da Quantidade Total no Sistema). Nesse caso é levado em conta as diferenças para mais ou para menos.

4 – Order Fill Rate

Também conhecido como % de Atendimento dos Pedidos, mede o % de atendimento dos pedidos em sua totalidade, na quantidade e na variedade de itens, no PRIMEIRO ENVIO AO CLIENTE.

A fórmula simples: Total de Pedidos Atendidos em sua Totalidade / Total de Pedidos Expedidos.

Algumas empresas insistem em apurar esse indicador por linha do pedido ou da nota fiscal, enquanto que na prática, uma linha não atendida significará um Order Fill Rate de zero!

Imagine que para fazer um bolo você necessite de 500 g de farinha, 100 g de manteiga, 5 ovos inteiros, 10 g de fermento biológico e 250 ml de leite, e que você, como fornecedor, enviou todos os itens, com exceção dos ovos. Podemos dizer que o cliente ficará 80% satisfeito por ter sido atendido em quatro dos cinco itens? Não, claro que não! Ele estará 100% insatisfeito!

 

 

5 – Custo de Movimentação e Armazenagem de Materiais (MAM)

Custos em Centros de Distribuição envolvem a mão-de-obra operacional, mão-de-obra administrativa, espaço físico, equipamentos de movimentação e armazenagem, utilidades (principalmente energia elétrica) e despesas diversas (segurança patrimonial, saúde do trabalhador, materiais de escritório, comunicação, etc.).

Uma das formas de você monitorar a evolução dos custos envolve expressá-lo como um % da ROL – Receita Operacional Líquida da empresa: Custos de MAM / ROL da Empresa.

Outra forma é dividi-lo pela tonelagem expedida, obtendo um custo R$/tonelada. Outros optam por dividir os custos pelo número de pedidos ou notas fiscais.

Nos Estados Unidos é muito comum o cálculo do Fator K, obtido da seguinte forma: Custo Total de MAM / Estoque Médio. Se você obtiver, por exemplo, 12%, isso significa que para cada R$ 1,00 em estoque você gasta R$ 0,12 com a movimentação e armazenagem de materiais.

6 – Produtividade da Mão-de-Obra

Por fim, monitore a produtividade da mão-de-obra no recebimento, na estocagem, na separação de pedidos, na expedição e no carregamento.

Na atividade de picking, por exemplo, no caso de pedidos uniformes, calcule a produtividade da mão-de-obra da seguinte forma: Total de Pedidos Separados / Total de Horas Trabalhadas.

Se os pedidos não forem uniformes, utilize como parâmetro de avaliação o número de linhas separadas: Total de Linhas Separadas / Total de Horas Trabalhadas.

Meça também o seu desempenho no recebimento e conferência dos materiais, bem como na expedição e carregamento dos veículos.

Lembre-se, sem indicadores você caminhará na escuridão. A busca pelas melhores práticas passa necessariamente pela apuração de indicadores de desempenho, pela definição de metas e pela implantação de uma metodologia de gestão para a prevenção e correção de desvios em relação às metas estabelecidas.

 

Escrito por: Marco Antonio Oliveira Neves